会員個人情報のデータベースについて


平成28年9月より、各期幹事より会員データの収集を開始し、平成29年6月末に収集を終了しました。現在、データ整備専門会社の(株)サラトと連携の上、データの出力が可能な状態が形成されております。
今後、複数人のデータの登録、修正・変更は、暫時データを登録可能としておりますが、年2回(4月、10月)程度の登録受付になります。
この場合は、受付の窓口はノースエイム事務局となります。個人の場合は、同窓会ホームページ上の「各種問い合わせ」からサラトへ直接登録可能(随時)となっています。

(データの出力について)
データベースの情報の取り出しについては、個人からの要請には対応はしない事とし、各期の学年幹事からの受付のみといたします。その際、ノースエイム事務局に用意してある所定の発注用紙を使用することとし、同窓会執行部 (幹事長)のチェックを受ける事にいたします。
最終的な発注作業は、幹事長より直接「サラト」担当者へ連絡し完了となります。
詳細については、ノースエイム事務局へ問い合わせ下さい。 

(データの取り扱いに関する取り決め)
【データの取扱について】
・受領した情報は当会の個人情報保護方針に準じて、厳重に取扱いたします。
・会則に定める事項の遂行に必要と判断された事業のみに使用いたします。
・委託先含め機密保持には万全を尽くし、個人情報保護法第23号第1項に定める場合を 除き、個人情報等を第三者には提供いたしません。
・媒体は「電子データ(メール・CD等)」「冊子」いずれも受付いたします。
・登録、管理の対象項目は2004年発行名簿データに準じ、不要項目は管理いたしません。ご了承ください。
・データの正確性を期する為、ご提供の際は添付の送付書に情報をご記入ください。
・事務処理の関係上、ご返送時の宛先を管理委託先としています。